You are here

Nieuwe website Open Monumenten dankzij web agency Calibrate

Een ledenorganisatie zoals Herita heeft nood aan een performante publieke website en een CRM systeem dat ledenwerking ondersteunt én makkelijk maakt.  Met een geavanceerde koppeling tussen Drupal 8 en CiviCRM maakt Calibrate dit mogelijk.  Ondanks de strikte deadline van 3 maanden doorlooptijd slaagden wij er toch in om dit succesvol te realiseren. Duik mee in onze case en ontdek hoe de Calibrators te werk gingen.

Margit Bal, Algemeen directeur Herita

"Het team van Calibrate ging enthousiast aan de slag met deze grote uitdaging. Zowel tijdens het voortraject (wireframes, UX en design) als tijdens de verschillende ontwikkelingsfases stonden zij steeds open voor discussie, nieuwe suggesties of wijzigingen. Bovendien zochten zij steeds mee naar haalbare oplossingen rekening houdend met het budget en de strakke timing. Uitstekend projectmanagement en transparante communicatie zorgden voor een fijne samenwerking."

Margit Bal
Algemeen directeur Herita

Over de nieuwe website

Openmonumenten.be is het gloednieuwe platform waarop alle evenementen en monumenten van de VZW Herita en hun partners gevisualiseerd worden voor het grote publiek. Verwar Openmonumenten.be echter niet met de website Open Monumentendag. Open Monumentendag is slechts één van de events die Herita organiseert en getoond wordt op het gloednieuwe platform. Openmonumenten.be biedt nog veel meer.

Technische hoogstandjes van de nieuwe website

Van denkfase tot website ontwikkeling openmonumenten.be

Voor de websitebezoekers:

  • Overzicht van alle events en monumenten in kaart- of lijstweergave.
  • Uitgebreide zoekmodule voor evenementen, monumenten en thematische ontdekkingspagina's.
  • Online registratie en betaling van een lidmaatschap
  • Een snelle website ook bij een hoog aantal bezoekers
  • Inspiratie op basis van de locatie. Op detailpagina’s van events/monumenten worden namelijk andere mogelijkheden in de buurt voorgesteld.

Voor de beheerders:

  • Een geavanceerd CRM-systeem met CiviCRM voor het beheer van leden, events en monumenten.
  • In dit nieuwe CRM-systeem werden de bestaande leden geïmporteerd.
  • Synchronisatie via API van de activiteiten van de partners op UiT in Vlaanderen naar openmonumenten.be.
  • Multi domain: de mogelijkheid om bijkomende websites te laten ontwikkelen op dezelfde codebase.
  • Een betrouwbare en stabiele website, dankzij ons favoriete CMS-systeem: Drupal 8.

Onze aanpak voor de nieuwe website

De denkfase zijn we, bij dit project, gestart met het opstellen van een doordachte informatiearchitectuur, waarbij we de structuur bepalen van de nieuwe website met de focus op de toptaken. We definiëerden ook de backlog (een overzicht van alle gewenste functionaliteiten) en de user stories (een concrete omschrijving, per functionaliteit, wat het nut zal zijn opgesplitst per rol, zoals editors en websitebezoekers). Hierna tekende onze UX-designer de wireframes/prototyping uit, om elke toptaak de juiste plaats toe te wijzen, zonder volledig in detail te treden qua design. Pas na goedkeuring van de wireframes, hebben we deze omgezet in designs met de nodige grafische elementen. 

Informatie architectuur, wireframes en webdesign

Hierna volgde de bouwfase, waarin we overgaan tot de technische ontwikkeling van de nieuwe website. Deze ontwikkelingsfase hebben we opgesplitst in 3 development sprints, gebaseerd op de backlogs. Daarna volgde een '4e' sprint waarbij geen nieuwe functionaliteit werd ontwikkeld maar gefocust werd op de API data-imports en performantie.

We haalden de strikte deadline en leverden met trots de website op 6 september 2018 op. Slechts 3 maanden na aanvang van het project. Op zondag 9 september, op Open Monumentendag, werd de website officieel gepresenteerd en verspreid via de media. Onze developers bleven die dag standby om eventuele problemen onmiddellijk op te lossen.

Een agile aanpak bij dit project was onmisbaar. Ons team stelden zich flexibel op en de developers hielden rekening met wijzigende omstandigheden of veranderende wensen van de klant. Enkel dankzij deze flexibele opstelling kon dit strak getimede project succesvol slagen.

Het project is echter nog niet afgelopen. Door de abstracte architectuur van het Drupal 8 platform kan Herita nu ook andere websites op hetzelfde platform plaatsen. Door het gebruik van de Domain Access setup kan inhoud en functionaliteit makkelijk gedeeld worden tussen websites.

De gebruikte technologieën

CMS: Drupal 8

Voor het realiseren van een veeleisende website met hoge bezoekersaantallen is Drupal bij uitstek het ideale open source CMS. We kozen voor de recentste versie hiervan, namelijk Drupal 8, om een performante, kwalitatieve website te kunnen garanderen.

CRM-systeem: CiviCRM

Voor het beheer van de monumenten, evenementen, communicatie en lidmaatschappen was de koppeling met een CRM-systeem noodzakelijk, hiervoor kozen we voor CiviCRM, een open source CRM-systeem waar Calibrate officiële partner van is. 

Enkele concrete toepassingen van CiviCRM op de nieuwe website:

  • De koppeling met CiviCRM maakte het mogelijk om evenementen en monumenten via een sync van UiT in Vlaanderen in CiviCRM op te slaan. Deze data wordt vervolgens opgehaald, via migraties, in Drupal, waar de beheerder de content kan verrijken met foto’s en extra informatie. Dit zorgt ervoor dat de partners van Herita de info in UiT kunnen ingeven en dat deze mooi door vloeit naar de website.
  • Bezoekers kunnen via de website lid worden van Herita. De info komt via de website eerst in CiviCRM, wordt doorgegeven aan Drupal om een account aan te maken, en doorgestuurd naar UiT voor de UiTPas.

Betalingen: Mollie

Bij het afsluiten van een lidmaatschap dienen de websitebezoekers ook een betaling uit te voeren. Om dit mogelijk te maken, integreerden we ‘Mollie Payments’ op de website. Mollie wordt via een plugin of API geïnstalleerd op de website, om alle belangrijke betaalmethoden (Bancontact, Mastercard, Visa...) aan te kunnen bieden. Bij het uitvoeren van een betaling wordt de overschrijving geëxporteerd en vervolgens geïmporteerd in CiviCRM via de de CiviBanking Extensie. Zoals eerder vermeld is Calibrate is officiële partner van CiviCRM, maar ook van Mollie.

Search API kaartweergave openmonumenten.be

Search API

De informatie die op de kaart getoond wordt, halen we zowel uit Drupal als uit CiviCRM. Iets wat niet standaard mogelijk is in Drupal. Om dit te realiseren hebben we de Search API module geïntegreerd.
Een Search API stelt ons in staat om informatie te verzamelen uit zowel het CRM als het CMS en vervolgens samen te voegen tot één grote search index. Deze informatie voegen we, op basis van een migratie, samen in één tabel. Bovenop deze tabel hebben we dan een eenvoudige controller gezet, die dient om de informatie van de evenementen en monumenten te tonen op de kaart.

Hosting

Om piekmomenten tijdens o.a. Open Monumentendag op te vangen, hebben we in samenspraak met onze hostingpartner ScaleCity een op maat gemaakte schaalbare architectuur bedacht. Het resultaat is een container-based cluster oplossing op Google Kubernetes Engine (GKE), gekoppeld aan een robuuste MySQL Percona server.
Tijdens elke sprint werd er steeds in samenspraak met ScaleCity gekeken naar de impact en verbeteringen op gebied van performantie.
Zo wordt Varnish gebruikt als pagina cache systeem en staat Redis in voor het bewaren van Drupal en CiviCRM cache data.
Ook logging functionaliteit is herwerkt om MySQL te ontlasten van niet-kritische data.

Om ten volle de auto-scaling technologie van GKE te benutten, worden Drupal en CiviCRM requests gescheiden aan de hand van een gedupliceerde HAProxy Load Balancer. Afhankelijk van het aantal actieve gebruikers op de website én diens acties worden Drupal en CiviCRM containers automatisch en onafhankelijk van elkaar bijgeschaald wanneer nodig.

Een nieuwe website laten ontwikkelen?

Dat kan bij web agency Calibrate. Wens je meer informatie over onze aanpak en onze diensten, laat dan hier je gegevens achter en wij contacteren jou zo snel als mogelijk of mail ons via: hello@calibrate.be.