Voor Herita bouwden we een digitaal platform voor de online communicatie naar zowel particulieren, professionals en partners. Het platform torst een grote online verantwoordelijkheid: het is tegelijk wervend, informerend, maar focust ook op specifieke conversies. Lees in deze case hoe we dat voor elkaar gebracht hebben. 

"Het team van Calibrate ging enthousiast aan de slag met deze grote uitdaging. Zowel tijdens het voortraject (wireframes, UX en design) als tijdens de verschillende ontwikkelingsfases stonden zij steeds open voor discussie, nieuwe suggesties of wijzigingen. Bovendien zochten zij steeds mee naar haalbare oplossingen rekening houdend met het budget en de strakke timing. Uitstekend projectmanagement en transparante communicatie zorgden voor een fijne samenwerking."
Margit Bal
 / 
Algemeen directeur Herita
Margit Bal

Uitdagingen en doelen

Herita stond voor een zware opdracht: de websites waren technisch zeer hard verouderd en hierdoor waren de platformen niet betrouwbaar om te kunnen omgaan met hoge bezoekersaantallen.  

Belangrijker was de opdracht om een website platform te bouwen dat beter in staat is om te communiceren én te converteren naar een zeer divers doelpubliek. 

  • Duidelijke opsplitsing van B2C en B2B communicatie. Herita moet en wil communiceren naar het brede publiek, zowel naar aanbod van toeristisch aanbod, als communicatie over de maatschappelijke rol die Herita vervult. Anderzijds verzorgt Herita een specifiek B2B aanbod voor professionals en bedrijven die bezig zijn in de erfgoedsector.
  • Verweven van toeristisch aanbod met informatie aanbod. De bedoeling is om zoveel mogelijk burgers te activeren om het aanbod te consumeren (bezoeken van monumenten, musea, evenementen) maar tegelijk ook een informatieve rol te vervullen.
  • Ledenwerving. Herita is en blijft een ledenorganisatie, en het succes van de website hangt dan ook sterk af van de conversie van leden. Dit was in het oude platform zeer omslachtig en moest significant verbeteren om zo de vooropgestelde doelen te halen. De ledenwerving moest een versnelling hoger schakelen.

Het beoogde resultaat was een digitaal platform dat bestaat uit één CMS -en CRM backend systeem, dat via meerdere domeinen informatie kan aanbieden aan de bezoekers en waar leden kunnen aanmelden en acties kunnen uitvoeren. De gerealiseerde domeinen zijn: 

Open monumenten pages

Onze aanpak voor de nieuwe website

De denkfase zijn we, bij dit project, gestart met het opstellen van een doordachte informatiearchitectuur, waarbij we de structuur bepalen van de nieuwe website met de focus op de toptaken. We definieerden ook de backlog (een overzicht van alle gewenste functionaliteiten) en de user stories (een concrete omschrijving, per functionaliteit, wat het nut zal zijn opgesplitst per rol, zoals editors en websitebezoekers). Hierna tekende onze UX-designer de wireframes/prototyping uit, om elke toptaak de juiste plaats toe te wijzen, zonder volledig in detail te treden qua design. Pas na goedkeuring van de wireframes, hebben we deze omgezet in designs met de nodige grafische elementen.  

Hierna volgde de bouwfase, waarin we overgaan tot de technische ontwikkeling van de nieuwe website. De ontwikkelingsfase hebben we verdeeld over development sprints, gebaseerd op de backlogs.

Behaalde resultaten

Bij het live gaan van het nieuwe platform was het meteen duidelijk dat het nieuwe platform voor de grote verandering zou zorgen die Herita wenst. 

Kwalitatieve groei
Intussen zitten we aan een algemene groei van 65% van het bezoekersverkeer. Bovendien vertoeven die bezoekers gemiddeld 2 minuten op de website. We zien m.a.w. een kwalitatief publiek die de informatie vindt waar deze naar op zoek is. Daarnaast zien we ook dat dit publiek duidelijk de interactie aangaat op de site: in één jaar tijd worden meer dan er 80.000 unieke conversies gemeten.  

De belangrijkste conversie voor OpenMonumenten is uiteraard het aangaan van het lidmaatschap. Na 2 jaar zien we een aangroei van het aantal leden van meer dan 16%. De overige interacties zijn het aanklikken van een e-mailadres (1.665 keer) en het doorklikken naar partnersites waarbij in september een absolute piek werd gemeten van 77.232 klikken naar de website van openmonumentendag.be.  

Stabiliteit bij hoge belasting 

Open Monumenten dag is een uniek evenement dat veel bezoekers aantrekt. Het zorgt voor een grote piekbelasting op de website. In de aanloop naar het evenement zorgde dat voor momenten waar er meer dan 3.500 gebruikers tegelijk aanwezig waren op de website. Op Openmonumentendag zelf leverde dat meer dan 1 miljoen pageviews op, een record. Het digitale platform ging daar probleemloos mee om, zoals het hoort van een hoog performante website! 

Open monumenten mobile

Technische hoogstandjes van de nieuwe website

Voor de websitebezoekers:

  • Overzicht van alle events en monumenten in kaart- of lijstweergave. 
  • Uitgebreide zoekmodule voor evenementen, monumenten en thematische ontdekkingspagina's. 

  • Online registratie en betaling van een lidmaatschap 

  • Een snelle website ook bij een hoog aantal bezoekers 

  • Inspiratie op basis van de locatie. Op detailpagina’s van events/monumenten worden namelijk andere mogelijkheden in de buurt voorgesteld. 

Voor professionals en partners: 

  • Kenniscentrum aanbieden met artikels op maat over erfgoedbeheer 

  • Aanbod voor dienstverleners, leveranciers en kennispartners in de specifieke erfgoedsector :
    -Vacatures 
    -Kalender aanbieden van evenementen door de sector
    -Projectrekeningen promoten 

Voor de beheerders:

  • Een geavanceerd CRM-systeem met CiviCRM voor het beheer van leden, events en monumenten.  

  • In dit nieuwe CRM-systeem werden de bestaande leden geïmporteerd

  • Synchronisatie via API  van evenementen, de activiteiten van partners etc vop  UiT in Vlaanderen naar de drie Herita-website. 

  • Multi domain: de mogelijkheid om bijkomende websites te laten ontwikkelen op dezelfde codebase. 

  • Een betrouwbare en stabiele website, dankzij ons favoriete CMS-systeem: Drupal.

Herita img
Herita img 2

Herita album

De gebruikte technologieën:

CMS: Drupal 8

Voor het realiseren van een veeleisende website met hoge bezoekersaantallen is Drupal bij uitstek het ideale open source CMS.

CRM-systeem: CiviCRM

 

Voor het beheer van de monumenten, evenementen, communicatie en lidmaatschappen was de koppeling met een CRM-systeem noodzakelijk, hiervoor kozen we voor CiviCRM, een open source CRM-systeem waar Calibrate officiële partner van is. De effectieve koppeling tussen Drupal 8 en CiviCRM stond nog in zijn kinderschoenen, wat voor de nodige uitdagingen zorgde om de setup voor lokale ontwikkeling en geautomatiseerde deploys goed te krijgen. Deze learnings dragen wij, als partner, vervolgens bij aan de community van CiviCRM. 

Enkele concrete toepassingen van CiviCRM op de nieuwe website: 

  • De koppeling met CiviCRM maakte het mogelijk om evenementen en monumenten via een sync van UiT in Vlaanderen in CiviCRM op te slaan. Deze data wordt vervolgens opgehaald, via migraties, in Drupal, waar de beheerder de content kan verrijken met foto’s en extra informatie. Dit zorgt ervoor dat de partners van Herita de info in UiT kunnen ingeven en dat deze mooi door vloeit naar de website. 

  • Bezoekers kunnen via de website lid worden van Herita. De info komt via de website eerst in CiviCRM, wordt doorgegeven aan Drupal om een account aan te maken, en doorgestuurd naar UiT voor de UiTPas. 

Open monumenten mobile

Betalingen: Mollie

Bij het afsluiten van een lidmaatschap dienen de websitebezoekers ook een betaling uit te voeren. Om dit mogelijk te maken, integreerden we ‘Mollie Payments’ op de website. Mollie wordt via een plugin of API geïnstalleerd op de website, om alle belangrijke betaalmethoden(Bancontact, Mastercard, Visa...) aan te kunnen bieden. Bij het uitvoeren van een betaling wordt de overschrijving geëxporteerd en vervolgens geïmporteerd in CiviCRM via de de CiviBanking Extensie. Zoals eerder vermeld is Calibrate is officiële partner van CiviCRM, maar ook van Mollie.

Open monumenten map

Search API

De informatie die op de kaart getoond wordt, halen we zowel uit Drupal als uit CiviCRM. Iets wat niet standaard mogelijk is in Drupal. Om dit te realiseren hebben we de Search API module geïntegreerd. Een Search API stelt ons in staat om informatie te verzamelen uit zowel het CRM als het CMS en vervolgens samen te voegen tot één grote search index. Deze informatie voegen we, op basis van een migratie, samen in één tabel. Bovenop deze tabel hebben we dan een eenvoudige controller gezet, die dient om de informatie van de evenementen en monumenten te tonen op de kaart. 

Gespecialiseerde hosting

Om piekmomenten tijdens o.a. Open Monumentendag op te vangen, hebben we een op maat gemaakte schaalbare architectuur bedacht. Het resultaat is een container-based cluster oplossing op Google Kubernetes Engine (GKE), gekoppeld aan een robuuste MySQL Percona server. 
Tijdens elke sprint werd er steeds gekeken naar de impact en verbeteringen op gebied van performantie. 
Zo wordt Varnish gebruikt als pagina cache systeem en staat Redis in voor het bewaren van Drupal en CiviCRM cache data. 
Ook logging functionaliteit is herwerkt om MySQL te ontlasten van niet-kritische data. 

Om ten volle de auto-scaling technologie van GKE te benutten, worden Drupal en CiviCRM requests gescheiden aan de hand van een gedupliceerde HAProxy Load Balancer. Afhankelijk van het aantal actieve gebruikers op de website én diens acties worden Drupal en CiviCRM containers automatisch en onafhankelijk van elkaar bijgeschaald wanneer nodig.