- De vorige omgeving was digitaal versnipperd en zorgde voor veel administratief werk. Bovendien was de online shop verouderd en liet deze geen content marketing toe.
- Inverde had een website nodig met daaraan gekoppeld een administratief systeem voor opleidingen. Om de dienstverlening te optimaliseren was een nieuwe publieke website en een nieuw systeem nodig om opleidingen aan te bieden, aan te schaffen en te doorlopen.
Een groene website oplossing voor CMS, e-commerce en LMS
Inverde is de opleidingstak van Natuurinvest, het eigen vermogen van het Agentschap voor Natuur en Bos. Ze is marktleider in Vlaanderen op het vlak van opleidingen over bos-, groen- en natuurbeheer. Ze verzorgt jaarlijks vele cursussen met alles wat daarbij komt kijken, waaronder de opleidingen zelf, boeken, examens en certificaten. Wij bouwden voor hen een digitaal platform dat personen en organisaties toelaat om opleidingen te ontdekken, aan te kopen én te doorlopen.
Uitdagingen
Onze aanpak
We onderzochten eerst het digitaal strategisch plan en bepaalden de toptaken. Vervolgens tekenden we de user journeys uit en bepaalden we het User Experience Design.
Het platform bestaat uit een Learning Management gedeelte, WCMS gedeelte en werd ook gekoppeld aan een Warehouse Management System (WMS) en het financiële back-office systeem van Inverde (waarvoor intern een migratietraject was voorzien).
UX design
In een aantal workshops is het prototype van de website gemaakt. De wireframes hebben voor de belangrijkste webpagina’s de structuur vastgelegd. Voor iedere webpagina is in overleg bepaald welke elementen nodig waren en waar deze best geplaatst werden. Op die manier kreeg de website de eerste vormen en werd de basis gelegd voor het grafisch design.
Grafisch design
Met als basis de wireframes en de huisstijlgids heeft de designer de belangrijkste pagina’s en alle te gebruiken elementen naar een grafisch design overgezet. Naast de structuur werd nu ook duidelijk hoe de website er daadwerkelijk uit zou gaan zien.
Development
Nadat het design als goedgekeurd en finaal bestempeld werd zijn de developers gestart met de ontwikkeling. In twaalf sprints werden de Drupal 8 websites ontwikkeld, Drupal 8 Commerce geïntegreerd, het Learning Management System (LMS) Totara opgezet en de koppelingen naar dit LMS, het WMS en het boekhoudpakket gemaakt. Totara is volledig geconfigureerd moeten worden om aan de noden van Inverde te voldoen.
Tussendoor werd de vooruitgang meermaals gedemonstreerd en telkens de daaruit vloeiende feedback verwerkt.
Training
Na de ontwikkeling heeft Calibrate in samenwerking met The Learning Hub de opleiding voorzien. De medewerkers van Inverde moesten wegwijs gemaakt worden in Drupal 8, maar ook in Totara. Het volledige systeem werd tijdens de opleiding doorlopen met het oog op de dagelijkse taken, die de medewerkers van Inverde zouden tegenkomen. Onder andere het beheer van content, voorraad controle, opleidingenbeheer en het verwerken van orders naar het boekhoudpakket van Exact.
Resultaat
Na een intensief project heeft Inverde opnieuw een nieuwe beheersbare website en een trainingsadministratie, maar dan op basis van moderne techniek in een frisse look and feel: een Drupal Commerce website gekoppeld aan een Totara Learning Management Systeem.
Did you know?
Opleidingen worden beheerd in Totara. Onder andere beschrijvingen, docenten, waar en wanneer de opleiding wordt gegeven, wordt in verschillende variaties van de opleiding vastgelegd. Deze informatie wordt automatisch in Drupal geïmporteerd.
Via de website kan een cursist alle relevante informatie van de opleiding bekijken en zich inschrijven voor een sessie. De inschrijving wordt besteld via Drupal Commerce functionaliteit. De implementatie van wachtlijsten zorgt ervoor dat cursisten in geval van uitvallers alsnog kunnen deelnemen.
Een cursist kan onderdeel uitmaken van een bedrijf, waardoor het bedrijf de financiële rekening op zich kan nemen. Inschrijvingen worden bevestigd naar de cursist, maar ook worden alle bestellingen voor inschrijven automatisch doorgestuurd naar het boekhoudpakket Exact Online. Daar komen de inschrijvingen automatisch onder de juiste kostenpost terecht. Eenmaal een cursus succesvol doorlopen, wordt vanuit Totara ook de certificering voor de cursist voorzien. Een volledig proces dus: van creatie van een opleiding tot het verwerken in de boekhouding en certificering!
De website voorziet ook in de aanschaf van boeken. Deze informatie wordt automatisch geïmporteerd vanuit het WMS BME. Hierin worden boeken beheerd door Inverde en wordt ook de voorraad bijgehouden. Deze informatie kan een websitebezoeker dus ook terugzien. Boeken kunnen via de Drupal Commerce online shop deel worden aangekocht.
Tot slot
Uiteraard biedt de Drupal 8 website Inverde ook de nodige tools om hun marketing de nodige boost te geven. Op het vlak van SEO zijn alle mogelijke metatags aanpasbaar om de score te optimaliseren. Pagina’s kunnen via de courante social mediakanalen gedeeld worden. Via Google Tag Manager en Google Analytics worden statistieken verzameld. En geïnteresseerden kunnen zich inschrijven op een nieuwsbrief, welke door Mailchimp wordt afgehandeld.
